Всё о суточных и командировках в России
Что такое суточные (командировочные)?
Суточные — это денежная компенсация работнику, направленному в командировку, предназначенная для оплаты дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (питание, мелкие бытовые услуги и т.д.). Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути.
Нормативы суточных
Законодательство РФ не устанавливает минимальный или максимальный размер суточных. Размер суточных определяется локальными нормативными актами организации. Однако Налоговый кодекс РФ устанавливает необлагаемый НДФЛ лимит суточных:
- 700 рублей — для командировок по территории РФ
- 2500 рублей — для командировок за пределы РФ
Сумма суточных, превышающая указанные лимиты, облагается НДФЛ по ставке 13%.
Важно о документальном оформлении
Для командировок необходимо оформление следующих документов: приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение (с 2015 года не обязательно, но многие организации продолжают использовать), служебное задание и отчет о его выполнении, авансовый отчет.
Порядок расчета суточных
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая:
- День выезда в командировку
- Все дни пребывания в месте командирования, включая выходные и праздничные дни
- День возвращения из командировки
При однодневных командировках порядок выплаты суточных устанавливается организацией самостоятельно. Если работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (если иное не установлено локальными актами компании).
Другие расходы при командировках
Помимо суточных, работодатель обязан возместить сотруднику:
- Расходы на проезд до места командировки и обратно, включая страховые платежи, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями
- Расходы на проживание, включая бронирование жилого помещения
- Дополнительные расходы, связанные со служебной командировкой и согласованные с работодателем
Все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально (билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции и т.д.).
Особенности зарубежных командировок
- В день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны командирования
- В день возвращения из-за границы суточные выплачиваются по российским нормам
- Даты пересечения границы определяются по отметкам в загранпаспорте или проездным документам
- Необходимо оформление командировочного удостоверения (хотя законодательно это не обязательно с 2015 года)
- Рекомендуется наличие медицинской страховки для выезда за рубеж
Налогообложение командировочных расходов
С точки зрения налогообложения, командировочные расходы делятся на две категории:
- Не облагаемые НДФЛ в полном объеме при наличии подтверждающих документов:
- Расходы на проезд
- Расходы на проживание
- Сборы за услуги аэропортов, комиссия за покупку билетов и т.п.
- Не облагаемые НДФЛ в пределах норм:
- Суточные в пределах 700 руб. (РФ) и 2500 руб. (зарубежные)
- Суммы сверх норм подлежат налогообложению НДФЛ (13%)
Полезные советы по командировкам
- Храните все билеты, посадочные талоны, чеки и квитанции
- Составьте отчет о командировке сразу после возвращения
- Авансовый отчет нужно сдать в течение 3 рабочих дней после возвращения
- Если вы потеряли документы, можно подтвердить расходы служебной запиской и косвенными доказательствами
- При заграничных командировках меняйте валюту через официальные обменники и сохраняйте справки
- В случае болезни в командировке период временной нетрудоспособности не включается в срок командировки
Правовая база
Основные документы, регулирующие командировки в РФ:
- Трудовой кодекс РФ (глава 24, статьи 166-169)
- Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"
- Налоговый кодекс РФ (ст. 217 п. 3)
- Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (устанавливает размер возмещения для госслужащих, может использоваться как ориентир коммерческими организациями)
Наш калькулятор суточных поможет вам рассчитать командировочные расходы в соответствии с законодательством РФ, учитывая все нормативы и правила налогообложения!